অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম (সংজ্ঞা, উদাহরণ) | পেশাদাররা ও কনস
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম কী?
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমটি হিসাবরক্ষক এবং আর্থিক তথ্য যা সংস্থার অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারীরা ব্যবহার করে বিভিন্ন আর্থিক সম্পর্কিত সম্পর্কিত প্রতিবেদন সরবরাহ করার জন্য সংস্থাগুলি সংরক্ষণ এবং সংরক্ষণের জন্য সংস্থাগুলি দ্বারা ব্যবহৃত কম্পিউটার ভিত্তিক পদ্ধতিকে বোঝায় সংস্থা যেমন creditণদাতা, বিনিয়োগকারী, কর কর্তৃপক্ষ, ইত্যাদি
সহজ কথায় বলতে গেলে, আর্থিক লেনদেন এবং ঘটনা সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য এইভাবে সংগ্রহ এবং সংরক্ষণের ব্যবস্থা করা হয় যাতে তারা অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাপনা, অ্যাকাউন্টস, সিএফও, নিরীক্ষক ইত্যাদির দ্বারা সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য পুনরুদ্ধার করা যায়। এআইএস খুব কার্যকর হতে পারে বিভিন্ন অ্যাকাউন্টিং, কস্টিং, আর্থিক প্রতিবেদন যেমন লাভের এবং ক্ষতির বিবরণ, ভারসাম্য শীট ইত্যাদির সরল খাতা
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের উপাদান (এআইএস)
# 1 - ব্যক্তি (অংশীদার)
প্রতিটি অ্যাকাউন্টিং দিকের শুরু এবং শেষ। এমন একজন স্টেকহোল্ডার রয়েছেন যিনি সিস্টেমে তথ্য ফিড করেন, সংগ্রহ করেন, বিশ্লেষণ করেন, প্রতিবেদন ইত্যাদি করেন এবং অন্য একজন ব্যক্তি (স্টেকহোল্ডার) আছেন যাদের তথ্য প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, একজন হিসাবরক্ষক বিভিন্ন আর্থিক তথ্য রেকর্ড করে এবং মালিক, শেয়ারহোল্ডার, creditণদাতা, সরকার ইত্যাদির মতো একাধিক স্টেকহোল্ডার ব্যবহারের জন্য তাদের উপস্থাপন করে
# 2 - ডেটা
এখন, এআইএস কী রেকর্ড করে, রিপোর্ট করে? এটি সমস্ত অ্যাকাউন্টিং লেনদেন, ইভেন্ট এবং অন্যান্য আর্থিক আইটেম সম্পর্কে। এআইএস কোনও তথ্য রেকর্ড করবে না যার মুদ্রা বেস নেই। ডেটা বিক্রয় খাতা, গ্রাহক অ্যাকাউন্ট, বিক্রেতাদের খাতা, পিএন্ডএল এবং ব্যালেন্স শীটের মতো আর্থিক প্রতিবেদন, নগদ প্রবাহ বিবরণী ইত্যাদির মতো কিছু হতে পারে Data
# 3 - প্রতিষ্ঠিত প্রক্রিয়া
সংজ্ঞা অনুসারে বর্ণিত বিভিন্ন কার্য সম্পাদন করতে, এআইএস পূর্বনির্ধারিত পদক্ষেপ, পদ্ধতি অনুসরণ করে। ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার জন্য, এটি এআইএসের অন্যতম প্রাথমিক প্রয়োজন। এআইএস ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোনও ক্রিয়া সম্পাদন করতে পারে। এই ক্রিয়াকলাপটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের ক্ষেত্রে সিস্টেমে ডেটা প্রক্রিয়াকরণ করা বা কোড করা ব্যক্তিকে নির্দেশ দেওয়া দরকার।
# 4 - সফ্টওয়্যার (ERP)
একটি সফ্টওয়্যার বা, বৃহত্তর পরিভাষায়, ইআরপি হ'ল কম্পিউটার ভিত্তিক প্রোগ্রাম যা বর্ণিত কার্য সম্পাদন করে। ইআরপি একটি ডেটাবেস সফটওয়্যার প্যাকেজ সিস্টেম হিসাবে বর্ণনা করা যেতে পারে যা উত্পাদন, বিপণন, আর্থিক, মানবসম্পদ ইত্যাদি সহ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং পরিচালনাগুলি সমর্থন করে এটি অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের (এআইএস) অন্যতম প্রধান উপাদান গঠন করে।
# 5 - তথ্য সিস্টেমের অবকাঠামো
সহজ কথায়, আইটি ইনফ্রাস্ট্রাকচারকে বিভিন্ন আইটি ও আইএস হার্ডওয়্যার, সরঞ্জাম, আনুষাঙ্গিকগুলির একটি সংঘবদ্ধ বলা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কম্পিউটার, প্রিন্টার, স্ক্যানার ইত্যাদি
# 6 - অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণসমূহ
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি প্রতিটি ব্যবসায়িক সংস্থার প্রাথমিক প্রয়োজন। এগুলি হ'ল সরঞ্জামগুলি, চেকগুলি, পদ্ধতিগুলি, আর্থিক তথ্যের অখণ্ডতা, জালিয়াতি প্রতিরোধ, ত্রুটিগুলি, সম্পদের সুরক্ষা ইত্যাদি নিশ্চিত করার জন্য কোনও সংস্থা কর্তৃক গৃহীত সিস্টেমগুলি are
এআইএসের উদাহরণগুলির ভিত্তিতে কেস স্টাডি
- কেস -লন্ডনের সুপরিচিত সুপার মার্কেট রিটেইল চেইনের মালিক মার্টিন ইনক এখন কাগজের উপর লেনদেন রেকর্ড করার প্রচলিত পদ্ধতি ব্যবহার করেছেন, এখন ব্যবসায়ের প্রসারণের দৃষ্টিতে গ্রাহক, বিক্রেতারা, অতীতে অর্জিত লাভের বিশদ জানতে চান, ভবিষ্যতের আনুমানিক লাভ- উপার্জন ক্ষমতা, তার ব্যবসায়ের সাথে জড়িত কার্যকরী মূলধনের বিবরণ তবে ম্যানুয়াল-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং অনুশীলনের কারণে পূর্বানুমান করার মতো অবস্থানে নেই।
- সমস্যা - মালিক উপরের বর্ণিত সমস্ত প্রয়োজনীয়তার সাথে তার ব্যবসায়ের স্থান বোঝার মতো অবস্থানে নেই।
- সমাধান - যদি এইআইএস ব্যবহারে থাকত তবে মার্টিন ইনকগুলি সহজেই গ্রাহক, বিক্রেতাদের, অতীতে আয়কৃত লাভ, ব্যবসায়ের সাথে জড়িত কার্যকরী মূলধন ইত্যাদির বিবরণ সহজেই সন্ধান করতে পারত কেবল অতীতের পরিসংখ্যানই নয়, এআইএসের ভবিষ্যতের প্রবণতাগুলির পূর্বাভাস দেওয়ার ক্ষমতাও রয়েছে লাভ, নগদ প্রবাহ এবং অন্যান্য অবস্থান।
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের সুবিধা
- # 1 - ব্যয়-কার্যকারিতা - ডিজিটালাইজেশন এবং কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার যুগে প্রতিটি সংস্থা কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার ব্যবহার নিয়ে ব্যয়-কাটার দিকে এগিয়ে চলেছে। এআইএস ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা হ্রাস করতে সহায়তা করেছে এবং একই অপারেশনটি আরও কার্যকরভাবে সম্পাদন করতে পারে।
- # 2 - সময় কার্যকারিতা -কোনও আর্থিক তথ্য রেকর্ডিং, শ্রেণিবদ্ধকরণ, প্রতিবেদনের সাথে জড়িত সময়ের পরিমাণ হ্রাস করতে এআইএস ব্যবসায়িক সংস্থাগুলিকে সহায়তা করেছে। অনেক কম প্রচেষ্টা এবং সময় জড়িত থাকার সাথে এআইএস একটি বিশাল পরিমাণের ম্যানুয়াল কাজ সম্পন্ন করতে পারে।
- # 3 - সহজ অ্যাক্সেস (বহনযোগ্যতা) -এআইএস-এ সঞ্চিত ডেটা যে কোনও জায়গায় এবং যে কোনও সময় ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত একটি তথ্য সিস্টেমের মাধ্যমে পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে। যেখানে অ্যাকাউন্টগুলির ম্যানুয়ালি প্রস্তুত বইগুলি সহজে বহন করা যায় না, এআইএস ডেটা হতে পারে।
- # 4 - নির্ভুলতা -এআইএসের সাথে জড়িত থাকার সাথে সাথে তথ্যের নির্ভরযোগ্যতা বৃদ্ধি পায়। যেমনটি আমরা আগে এই নিবন্ধে আলোচনা করেছি যে একটি এআইএস একটি পূর্বনির্ধারিত নির্দেশাবলীর অনুসরণ করে। সুতরাং ত্রুটি-প্রবণ তথ্যের সম্ভাবনা কম, এবং তাই এআইএসের সঠিক ডেটার একটি অতিরিক্ত সুবিধা রয়েছে।
অসুবিধা
- # 1 - কিস্তি এবং প্রশিক্ষণের প্রাথমিক খরচ - যদিও আমরা আলোচনা করেছি যে একটি এআইএস সাশ্রয়ী, ছোট ব্যবসায় উদ্যোগের ক্ষেত্রে এটি একই রকম হতে পারে না। প্রাথমিক সেটআপের ব্যয় বেশি হতে পারে এবং সংস্থার জন্য মান উত্পন্ন করতে পারে না।
- # 2 - ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ -যদিও আমরা আলোচনা করেছি যে এআইএস ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ হ্রাস করে, তবে তা নির্মূল করা যায় না। এআইএসকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে সময়ে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ দরকার, যা সিস্টেমে অদক্ষতা আনতে পারে।
- # 3 - ত্রুটি সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলা যায় না -আমরা আলোচনা করেছি, এআইএস ত্রুটির সম্ভাবনা হ্রাস করে, তবে সফ্টওয়্যারটিতে ভুল কোডিং হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে, যার ফলে ত্রুটি-প্রবণ ফলাফল হতে পারে। এছাড়াও, ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ এখানে এখনও উপস্থিত রয়েছে, যা ত্রুটি তৈরি করতে পারে।
- # 4 - গোপনীয়তা -যদিও আমরা এআইএস ডেটার বহনযোগ্যতা নিয়ে আলোচনা করেছি, তবে এটি কোনও সংস্থার জন্যও বিপর্যয়কর হতে পারে যদি এই জাতীয় তথ্য হ্যাক করা হয়, যেমন চুরি হয়ে গেছে। একজন অনুপ্রবেশকারী তথ্যটি সংশোধন করতে পারে, বা সংবেদনশীল আর্থিক তথ্য প্রকাশ করতে পারে।
- # 5 - ভাইরাস আক্রমণ -আইএস-এ সঞ্চিত যে কোনও ডেটা ভাইরাস দ্বারা সংক্রামিত হতে পারে যা এআইএসে সঞ্চিত আর্থিক তথ্যের পরিবর্তন হতে পারে।
সীমাবদ্ধতা
- ব্যয়: আমরা ইতিমধ্যে এআইএসের ব্যয়টিকে অসুবিধে হিসাবে আলোচনা করেছি।
- প্রশিক্ষণ: ব্যবহারকারীদের পছন্দসই পদ্ধতিতে এআইএস খাওয়ানো, পুনরুদ্ধার করতে বা ব্যবহার করতে প্রশিক্ষণ দেওয়া দরকার to যদি সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি ভাল প্রশিক্ষণ না পান তবে এটি সঠিক তথ্য প্রস্তুতি এবং উপস্থাপনের দিকে নিয়ে যেতে পারে। এছাড়াও, একটি বৃহত প্রতিষ্ঠানে প্রায়শই স্থানান্তর, পদোন্নতি, পদত্যাগ, অবসর রয়েছে। এই সমস্ত ক্ষেত্রে, প্রতিস্থাপনের জন্য নিয়মিত প্রশিক্ষণের প্রয়োজন হয়।
- অবসন্নতা: ডিজিটালাইজেশনের যুগে প্রযুক্তি দ্রুত গতিতে পরিবর্তিত হচ্ছে। প্রযুক্তিটি অচল হয়ে উঠতে খুব কম সময় নেয়। এটি সংস্থার প্রাথমিকতম সময়ে পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করার জন্য প্রয়োজনীয়তা তৈরি করে। অন্যথায়, এটি ত্রুটি-প্রবণ ডেটা বাড়ে।
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের পরিবর্তন (এআইএস)
প্রযুক্তিগত অগ্রগতির দ্রুত পরিবর্তনের প্রযুক্তি এবং অভিযোজনের যুগে, এআইএসে উল্লেখযোগ্য পরিবর্তনগুলি ঘটছে। সর্বশেষ পরিবর্তনগুলির মধ্যে রয়েছে ক্লাউড কম্পিউটিং, ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং, রিয়েল-টাইম অ্যাকাউন্টিং বা মোবাইল অ্যাকাউন্টিং।
অ্যাকাউন্টিংয়ের পুরানো পদ্ধতির তুলনায় অ্যাকাউন্টিংকে অনেক সহজ এবং সুবিধাজনক করে তুলেছে। অগ্রগতি এমন একটি পর্যায়ে পৌঁছেছে যা কেবল রেকর্ড করে না, শ্রেণিবদ্ধ করে, বিশ্লেষণ করে এবং পরিসংখ্যানগুলি রিপোর্ট করে তবে ভবিষ্যতের প্রবণতাগুলির পূর্বাভাসও দেয়, যা অনেক প্রস্তুতি নিয়ে বাস্তব পরিস্থিতির মুখোমুখি হতে সহায়তা করতে পারে।
উপসংহার
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমকে (এআইএস) যে কোনও সংস্থার জন্য বর হিসাবে বর্ণনা করা যেতে পারে কারণ আমরা উভয় সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি, এআইএসের সীমাবদ্ধতা অধ্যয়ন করেছি। তবে সামগ্রিকভাবে কোনও সংস্থার পক্ষে ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং থেকে এআইএস ভিত্তিক অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরিত হওয়া খুব উপকারী। আইআইএসের বিভিন্ন অসুবিধা, সীমাবদ্ধতা কাটিয়ে উঠার জন্য এমন একটি সফ্টওয়্যার রয়েছে যা সংস্থার এআইএসকে ভাইরাস, হ্যাকার এবং অন্যান্য আক্রমণ থেকে সুরক্ষা দেয়।
কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা, অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের একটি বর্ধিত সংস্করণ (এআইএস) ইতিমধ্যে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ হ্রাস করতে শুরু করেছে এবং শিগগিরই এক ভয়াবহ গতিতে বৃদ্ধি পাবে।
