পিওর সম্পূর্ণ ফর্ম (ক্রয় আদেশ) - অর্থ, ফর্ম্যাট
পিও এর সম্পূর্ণ ফর্ম - ক্রয় আদেশ
সংক্ষিপ্ত পিও এর সম্পূর্ণ ফর্ম ক্রয় অর্ডার। এটি ক্রেতার ক্রয় বিভাগ কর্তৃক বিক্রয়কর্তাকে প্রস্তুত এবং প্রেরণ করা পণ্য, যে পণ্য বা পরিষেবাদির জন্য পারস্পরিকভাবে সম্মত সেগুলির বিবরণ, পরিমাণ এবং দাম উল্লেখ করে বিক্রেতার কাছে প্রেরণ করা হয়। এটি ক্রয় বা সংগ্রহ দলগুলি বহিরাগত পক্ষগুলির সাথে অর্ডার দেওয়ার জন্য ব্যবহার করে।
পিও এর বৈশিষ্ট্যগুলি
সাধারণত, নিম্নলিখিত বিবরণগুলিতে একটি ক্রয় আদেশ রয়েছে।
- পরিমাণ অর্জনের উদ্দেশ্যে
- পণ্য বা পরিষেবার বিবরণ
- বিশেষত ব্র্যান্ডের নাম বা পণ্য কোড, যদি প্রয়োজন হয়
- প্রতি ইউনিট দাম
- পছন্দসই ডেলিভারি টাইমলাইন
- প্রসবের জন্য শিপিংয়ের অবস্থান
- বিলিংয়ের ঠিকানা
- অর্থ প্রদান এবং বিতরণ সম্পর্কিত শর্তাদি এবং শর্তাদি
পিও এর প্রকার
চার ধরণের ক্রয় আদেশ রয়েছে যা সাধারণত ব্যবহৃত হয়।
# 1 - স্ট্যান্ডার্ড ক্রয়ের অর্ডার
যখন ক্রয়ের সমস্ত মূল শর্তাদি ক্রয় আদেশ দেওয়ার সময় পরিমাণ, মূল্য, বিতরণের সময়রেখা এবং প্রদানের শর্তাদি হিসাবে পরিচিত তখন তা তৈরি করা হয়। যেমন, যখন অর্ডার এবং সম্পর্কিত শর্তাদি সম্পর্কে নিশ্চিততা থাকে তখন এগুলি ব্যবহৃত হয়।
# 2 - পরিকল্পিত ক্রয়ের আদেশ
ক্রয়ের আদেশ প্রস্তুত করার সময় অর্ডারের সাথে সম্পর্কিত বেশিরভাগ বিবরণ জানা গেলে এটি সরবরাহ করা হয়, তবে সঠিক সরবরাহের শর্তাদি এবং সময়সূচী জানা যায় না। সুতরাং, যখন কেউ এই পিও করেন, তখন প্রয়োজনীয় পরিমাণ এবং মূল্য দেওয়ার জন্য একটি প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয় তবে কেবলমাত্র একটি আনুমানিক ডেলিভারি শিডিয়ুলই উল্লেখ করা হয়।
# 3 - কম্বল ক্রয়ের আদেশ
দাম এবং পরিমাণের সাথে সম্পর্কিত বিশদটিও জানা না গেলে এমন পিও তৈরি করা হয়। সরবরাহের শর্তাদি সহ কেবলমাত্র আইটেমের বিশদ উল্লেখ করা আছে। তবে সর্বাধিক পরিমাণ পিওতে উল্লিখিত হবে এবং ক্রেতা নির্দিষ্ট সীমাবদ্ধতার মধ্যে কিনতে পারবেন। এছাড়াও, আনুমানিক মূল্য পরিসীমা উল্লেখ করা যেতে পারে।
# 4 - চুক্তি ক্রয়ের আদেশ
এই জাতীয় পিওতে, পণ্য বা পরিষেবাটিও অজানা। একজন বিক্রেতার সাথে সম্মত হওয়ার শর্তাবলী উল্লেখ করতে পারে।
পিও কীভাবে কাজ করে?
যখনই সংস্থার কোনও পণ্য বা পরিষেবা সংগ্রহের প্রয়োজনীয়তা রয়েছে, ক্রেতা বিক্রেতার কাছে একটি পিও উত্থাপন করে। পিও প্রাপ্তির পরে, বিক্রয়কর্তা ক্রেতাকে একটি নিশ্চিতকরণ দেন যে উক্ত আদেশটি এটি দ্বারা সম্পন্ন হতে পারে কি না। ক্ষেত্রে, বিক্রেতা বিশ্বাস করে যে অর্ডারটি সম্পন্ন করা সম্ভব নয়, একই যোগাযোগ করা হবে এবং পিও বাতিল করা হবে। যদি অর্ডারটি সম্পন্ন করার চেষ্টা করা হয় তবে তার জন্য ব্যবস্থা করা হবে। অর্ডার শেষ হওয়ার পরে, বিক্রেতা প্রাসঙ্গিক পিও নম্বর উল্লেখ করে ক্রেতার কাছে একটি চালান উত্থাপন করে যাতে ক্রেতা প্রকৃত বিতরণের সাথে একই মেলে। আসল চালানটি উত্থাপিত হওয়ার পরে, সম্মত অর্থপ্রদান শর্তাদি অনুসারে অর্থ প্রদান করা দরকার।
PO এর ফর্ম্যাট উদাহরণ
নীচে একটি নমুনা ক্রয়ের অর্ডার ফর্ম্যাট তৈরি করা হয়েছে।
ক্রয়ের অর্ডার এবং চালানের মধ্যে পার্থক্য
পণ্য বা পরিষেবাগুলির জন্য অর্ডার দেওয়ার জন্য ক্রয় আদেশ জারি করা হয়। ক্রেতারা বিক্রেতার কাছে এটিই জারি করা হয়। এতে অর্ডার এবং এর সরবরাহের সাথে সম্পর্কিত বিশদ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। পিও বিক্রয়ের জন্য চুক্তি গঠন করে।
চূড়ান্ত পরিমাণ অর্থ প্রদানের জন্য ক্রেতার কাছে অনুরোধ প্রেরণ শেষ হয়ে গেলে বিক্রয়ক ক্রেতার কাছে চালক জারি করে। চালানটি দাম এবং চূড়ান্ত পরিমাণে প্রদেয়, অর্থ প্রদানের সাথে সম্পর্কিত শর্তাদি এবং ক্রেতার কাছে অনুমোদিত ক্রেডিট সময় নিয়ে গঠিত। চালান জারি করা হয় একবার পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহের কাজ শেষ হয়। পিও এর বিপরীতে চালান বিক্রয় চুক্তিটি নিশ্চিত করে।
পিও এর গুরুত্ব
ক্রয় অর্ডার একটি খুব দরকারী নথি যা একটি অর্ডার স্থাপনের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি বিক্রেতার সাথে প্রয়োজনীয়তাগুলি পরিষ্কারভাবে যোগাযোগ করতে সহায়তা করে। আসল বিতরণটি করা হয়ে গেলে, ক্রয়ের আদেশের সাথে একই ক্রস-চেক করা যায় যাতে উভয়ের মধ্যে কোনও বৈচিত্র খুঁজে পাওয়া যায়। বিক্রেতার এবং ক্রেতা উভয়ের পক্ষে ক্রয় আদেশের মাধ্যমে অর্ডার বিশদটি নথিভুক্ত করা সুবিধাজনক।
সুবিধাদি
- পিও, ক্রেতাকে অর্থ প্রদানের ছাড়াই সংগ্রহ এবং পণ্য সরবরাহের জন্য অর্ডার দেওয়ার জন্য সহায়তা করে।
- এটি অর্ডারগুলি ট্র্যাক করতে সহায়তা করে এবং আদেশের সদৃশতা এড়ায়।
- এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ দলিল যা নিরীক্ষার ট্রেইলের অংশ গঠন করে।
- একজন বিক্রেতার জন্য এটি ক্রেতার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে তথ্য পাওয়ার জন্য সহায়ক।
- প্রকৃত বিতরণ ক্রয় আদেশের সাথে পরীক্ষা করা যেতে পারে এবং কোনও তাত্পর্য নিয়ে প্রশ্ন করা যেতে পারে।
- পণ্য সামগ্রী বা পরিষেবা ক্রয়ের জন্য সম্মতিযুক্ত শর্তাদি বিস্তৃত করে আইনী দলিল হিসাবে কাজ করে P
অসুবিধা
- এমনকি ছোট অর্ডারগুলির জন্য, পিও করা প্রয়োজন এবং এ জাতীয় ছোট অর্ডারগুলির জন্য অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র বলে মনে হয়।
- ক্রয়ের অর্ডার তৈরি করা সময় সাপেক্ষ প্রক্রিয়া।
উপসংহার
ক্রয়ের আদেশগুলি তাদের ক্রয় প্রক্রিয়াটির অংশ হিসাবে প্রায় প্রতিটি ব্যবসায় দ্বারা ব্যবহৃত হচ্ছে। যে আদেশটি দেওয়া হয়েছে তাতে শ্রদ্ধার সাথে স্পষ্ট যোগাযোগ রাখতেও এটি সহায়ক।
