ক্রয় পত্রিকা (সংজ্ঞা, উদাহরণ) | ক্রয় জার্নাল কী?
ক্রয় জার্নাল কি?
ক্রয় জার্নালগুলি সমস্ত ক্রেডিট ক্রয়ের উপর নজর রাখার জন্য একটি সংস্থা দ্বারা ব্যবহৃত বিশেষ জার্নাল। এটি ক্রয় বই বা ক্রয় দিবস পুস্তক নামেও পরিচিত। ক্রেডিট লেনদেন ক্রয় বইয়ে রেকর্ড করা হয়, নগদ ক্রয় একটি সাধারণ জার্নালে প্রবেশ করা হয়। এটি উল্লেখযোগ্য যে শুধুমাত্র এই জাতীয় জার্নালে পণ্য ofণ ক্রয় রেকর্ড করা হয় এবং যে কোনও মূলধন ব্যয় বাদ দেওয়া হয়।
বেশিরভাগ সংস্থার একটি পৃথক ক্রয় বিভাগ থাকে যা প্রয়োজনীয় সামগ্রীর সনাক্তকরণ, শ্রেণিবদ্ধকরণ, উদ্ধৃতি জিজ্ঞাসা, আদেশ প্রদান এবং পছন্দসই বর্ণনার সাথে মিলে পণ্যগুলির প্রাপ্তি নিশ্চিতকরণের ক্রয়ের সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি যত্ন করে।
ক্রয় জার্নাল এন্ট্রি এর উপাদান
# 1 - দুটি দল
প্রতিটি ক্রয়ে, দুটি পক্ষ রয়েছে, একজন ক্রেতা এবং একজন বিক্রেতা। উভয় পক্ষই পণ্য বা পরিষেবাদি বিবেচনায় ক্রেতার দ্বারা প্রদত্ত এমন এক মূল্যতে সম্মত হয়। এই ক্রয়মূল্যটি সমস্ত ক্রয় জার্নালের জন্য লেনদেনের পরিমাণ। যে ব্যক্তি বা সংস্থার কাছ থেকে ক্রয় করা হয় তাকে সরবরাহকারী বলা হয় এবং যখন creditণে ক্রয় করা হয়, সরবরাহকারী সময় প্রদানের পূর্ব পর্যন্ত ব্যালান্স শিটে ক্রেডিটর হিসাবে উপস্থিত হবে।
# 2 - ক্রেডিট ক্রয়
একটি সংস্থা একাধিক সরবরাহকারীদের কাছ থেকে বিভিন্ন পণ্য এবং পরিষেবা অর্জন করে। যখন creditণে ভাল কেনা হয় নিম্নলিখিত জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করা হয় - আসুন ধরা যাক এক্স লিমিটেড ওয়াই লিমিটেড থেকে $ 500 মূল্যবান পণ্য কিনেছিল -
যখন অর্থ প্রদান করা হয় -
# 3 - চালান
চালান এমন একটি দস্তাবেজ যা ক্রেতার কাছে বিক্রেতার দ্বারা জারি করা হয়। এটি একটি বিশদ নথি। এটিতে চালকের তারিখ, নাম এবং ঠিকানা সরবরাহকারীর নাম, সংস্থার নাম যেখানে বিল দেওয়া হয়, সেই প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা এবং নাম যেখানে পণ্য জাহাজ, পণ্যের পরিমাণ এবং বিবরণ, সরবরাহকারীর দ্বারা প্রয়োজনীয় অর্থ প্রদানের পদ্ধতি, মুদ্রা রয়েছে চালান, কর ইত্যাদির চালান ইত্যাদির একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি যা পণ্যগুলির পাশাপাশি একটি সমস্যা এবং এটি যখন ক্রেতার কাছে পৌঁছে যায় তখন ক্রেতা ক্রয় অর্ডার স্থাপনের সাথে আগত পণ্যগুলির সাথে মিলবে।
# 4 - ক্রয় বিভাগ
বেশিরভাগ সংস্থার পৃথক ক্রয় বিভাগ থাকে যা ভাল সংগ্রহের জন্য দায়ী। সুতরাং, যখন কোনও ব্যক্তি বা বিভাগকে কোনও পণ্য প্রয়োজন হয়, তাদের ক্রয় বিভাগে একটি অনুরোধ প্রেরণ করতে হবে, যদি পণ্যটি ইতিমধ্যে স্টক বা গুদামে পাওয়া যায় তবে ক্রয় বিভাগ পণ্যটি সরবরাহ করবে। যদি পণ্যগুলি উপলভ্য না হয়, ক্রয়কারী দল সরবরাহকারীকে সনাক্ত করবে যা প্রয়োজনীয় পণ্যগুলিতে বিশেষ বিশেষজ্ঞ, এবং তারা অর্ডার দেবে। আদেশ পৌঁছে যাওয়ার পরে, তারা যাচাই করবে যে এটি প্রয়োজনীয় বর্ণনার সাথে মিলে যায়, এবং পরিমাণটি অনুরোধ করা হয়েছিল তার সাথে মিলে যায়। একবার ক্রয় বিভাগটি নিশ্চিত হয়ে গেছে যে পণ্যগুলি প্রাপ্ত হয়েছে, চালানের অর্থ প্রদানের অ্যাকাউন্টগুলিতে যায়।
# 5 - ক্রেডিট নোট
যে ক্ষেত্রে সরবরাহিত পণ্যগুলি বর্ণনার সাথে মেলে না, মান সংক্রান্ত সমস্যা বা ক্ষতি রয়েছে এবং ক্রয়কারকে এটিকে সরবরাহকারীকে ফিরিয়ে দিতে হবে। তারপরে সরবরাহকারী ক্রেডিট নোট নামে একটি ডকুমেন্ট জারি করবেন, যা ভবিষ্যতে পণ্যগুলির প্রদানের বিপরীতে সামঞ্জস্য করা হবে। ধরা যাক এক্স লিমিটেড $ 1000 ডলারের ভাল ফিরেছে, এবং ওয়াই লিমিটেড সেই মানটির জন্য একটি ক্রেডিট নোট জারি করেছে। পরের বার যখন এক্স লিমিটেড $ 5,000 ডলার কিনবে, এটি কেবল $ 4,000 দিতে হবে কারণ credit 1000 ক্রেডিট নোটের সাথে সামঞ্জস্য করা হবে।
# 6 - ক্রয় বই
ক্রয়ের বইতে সমস্ত ক্রেডিট ক্রয়ের এক জায়গায় রেকর্ড করা হয়, এবং সরবরাহকারীদের বিশদ, চালান নম্বর, মুদ্রা, পরিমাণ এবং অন্যান্য বিশদ এখানে উল্লেখ করা হয়। ক্রয় বই থেকে এই সরবরাহকারীদের জন্য ভারসাম্যগুলি পৃথক খাতায় স্থানান্তরিত হয় এবং ব্যয়ের অ্যাকাউন্টে মোট ব্যয় শিরোনামে জমা দেওয়া হয়। এটি পুস্তক রক্ষণ প্রক্রিয়াটির অন্যতম মৌলিক বই, যা খাত্তরের ভারসাম্য, পরীক্ষার ভারসাম্য এবং চূড়ান্ত অ্যাকাউন্ট প্রস্তুত করার জন্য প্রয়োজনীয়। নীচে আগস্ট 2019 এর জন্য এক্সওয়াইজেড লিমিটেডের একটি নমুনা ক্রয়ের বই রয়েছে this এক্ষেত্রে ike 500, $ 1,000 এবং $ 2000 এর ব্যালেন্সগুলি নাইকে, অ্যাডিডাস এবং পুমা লিমিটেডের স্বতন্ত্র লেজারগুলিতে পোস্ট করা হবে, এছাড়াও, ক্রয় অ্যাকাউন্টটি $ 3,500 দ্বারা ডেবিট করা হবে।
ক্রয় জার্নালের সুবিধা
- সমস্ত সরবরাহকারীদের বিশদ এক জায়গায় পাওয়া যায় যা লেজারের ভারসাম্য এবং পরীক্ষার ভারসাম্য পুনরুদ্ধারে সহায়তা করে
- সরবরাহকারী বিশ্লেষণের জন্য ডেটা বজায় রাখা এবং ট্র্যাক করা সহজ
- মোট ক্রেডিট ক্রয় এবং ক্রয়ের ধরণ এক জায়গায় পাওয়া যায়
- ক্রয় বিভাগের সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য একটি প্রয়োজনীয় দলিল
- বছরের শেষ নিরীক্ষণের সময়, কোনও সরবরাহকারী সম্পর্কিত ইনভয়েস নম্বরগুলি ক্রয় জার্নালগুলি থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য হয়ে ওঠে
- বিখ্যাত এবং বহুল রক্ষণাবেক্ষণ করা একটি বই
ক্রয় জার্নালের অসুবিধাগুলি
- একটি পৃথক হিসাবরক্ষক প্রয়োজন যা সময় এবং অর্থ ব্যয় করে
- যদি ক্রয়ের বইতে ভুল সরবরাহকারী অ্যাকাউন্টটি নির্বাচিত হয় তবে এটি পরীক্ষার ভারসাম্য এবং চূড়ান্ত অ্যাকাউন্টগুলি প্রস্তুত করতে ত্রুটির দিকে পরিচালিত করে
উপসংহার
ক্রয়ের জার্নালগুলি কোনও সংস্থার অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রয়োজনীয় অংশ। সাবধানতার সাথে প্রয়োগ করা হলে, একটি সাউন্ড সিস্টেম ঠিক সময় ক্রয়ে সহায়তা করবে যা সময় এবং অর্থের সাশ্রয় ঘটায়। এছাড়াও, এই জার্নালগুলি থেকে নেওয়া ক্রয়ের বিশ্লেষণ নতুন চুক্তির আলোচনায় সহায়তা করে। ক্রয়ের জার্নালগুলি পাওনাদারদের পরিচালনা, ফেরত পণ্যগুলির স্থিতি, ক্রেডিট নোট এবং সরবরাহকারীদের হালনাগাদ ভিত্তিক ব্যালেন্সগুলি ট্র্যাকিংয়ে সহায়তা করে, এগুলির সবকিছুর জন্য একটি ব্যবসায় সফল ও আপ টু ডেট থাকতে প্রয়োজন। এটি নিরীক্ষকদের প্রয়োজনীয় ডেটা সরবরাহ করে নিরীক্ষণের সুবিধার্থে সহায়তা করে।
