পেটি ক্যাশ বই (ফর্ম্যাট, উদাহরণ) | ইম্প্রেস্ট এবং সাধারণ সিস্টেম
পেটি ক্যাশ বইয়ের অর্থ
পেটি ক্যাশ বুক হ'ল অ্যাকাউন্টিং বই যা ক্ষুদ্র নগদ ব্যয় রেকর্ড করার উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়, অর্থাত্ ব্যয়টি যা কোম্পানির প্রতিদিনের কাজকর্মে ঘটে তার স্বল্প পরিমাণে।
পেটি ক্যাশ বইটি ক্ষুদ্র নগদ ব্যয়ের আনুষ্ঠানিক সংক্ষিপ্তকরণ হিসাবে প্রকাশ করা যেতে পারে, যা ব্যবসায়ের নিয়মিত প্রতিদিনের ব্যয়কে বোঝায়, যা ব্যবসায়ের সরাসরি লাইনের সাথে সম্পর্কিত নয়। এটি একটি অ্যাকাউন্টিং বই যা ছোট রেকর্ডিং ব্যয় এবং অল্প মূল্য হিসাবে ব্যবহৃত হয়।
পেটি ক্যাশ বুক কীভাবে কাজ করে?
- অ্যাকাউন্টিংয়ের ভিত্তি তিনটি প্রধান অ্যাকাউন্টিং শর্তাদি এবং অ্যাকাউন্টগুলিতে থাকে, যার মধ্যে জার্নাল, খাত্তর এবং পেটি নগদ বই রয়েছে। অ্যাকাউন্টের বইয়ে লিপিবদ্ধ প্রতিটি লেনদেন এই তিনটি প্রধান অ্যাকাউন্টের মধ্য দিয়ে যায় এবং ক্যাপচার হয়।
- জার্নাল হ'ল হিসাবরক্ষণের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ, যা অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রথম দিক এবং এটি ব্যবসায়ের সমস্ত লেনদেন রেকর্ড করে। বিপরীতে, পেটি নগদ বই নগদ অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত লেনদেন রেকর্ড করে। জার্নালের সূচনা থেকে, লেজার অ্যাকাউন্ট প্রস্তুত করা হয়, যার সাহায্যে সংস্থার অ্যাকাউন্টগুলির চূড়ান্ত বই প্রস্তুত করা হয়।
- তবে, ব্যবসায়ের সাধারণ কোর্সের সময় বেশ কয়েকটি লেনদেন হয়, যা খুব ক্ষুদ্র এবং নামমাত্র পরিমাণ এবং নগদ বইয়ের অ্যাকাউন্টে রেকর্ড করা হয় না। এই জাতীয় প্রকৃতির লেনদেনের জন্য, পেটি ক্যাশ বুক ব্যবহার করা হয়।
পেটি ক্যাশ বইয়ের ফর্ম্যাট
নীচে পেটি নগদ বইয়ের নমুনা ফর্ম্যাট দেওয়া আছে।
যে ব্যক্তি রসিদগুলি এবং অর্থ প্রদানের রেকর্ডিংয়ের জন্য দায়বদ্ধ সে ক্ষুদ্র ক্যাশিয়ার হিসাবে পরিচিত। সংস্থায়, ক্ষুদ্র নগদ বইটি সাধারণত সংস্থার প্রশাসনিক বিভাগ দ্বারা পরিচালিত হয় কারণ অ্যাকাউন্টগুলি বিভাগগুলি সাধারণত আরও গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক লেনদেনের দ্বারা অধিষ্ঠিত হয় এবং এ জাতীয় ব্যয় শুধুমাত্র প্রশাসক বিভাগই দায়ী।
পেটি ক্যাশ বুক সিস্টেম
নিম্নলিখিত নগদ অর্থের ভিত্তিতে নগদ নগদ নগদ দেওয়া হয়: -
#1 – সাধারণ পেটি ক্যাশ সিস্টেম
এই ব্যবস্থার অধীনে, ছোট্ট ক্যাশিয়ারকে একক পরিমাণ নগদ প্রদান করা হয়। প্রধান ক্যাশিয়ারের পর্যালোচনার জন্য সমস্ত ব্যয়ের রেকর্ড রাখার জন্য ক্যাশিয়ার দায়বদ্ধ এবং নতুন উপায়ে অনুরোধ করার আগে এটি প্রতিদিনের ব্যয়কে প্রতিদিন ব্যয় করার জন্য দায়বদ্ধ
# 2 - পেটি ক্যাশ ইম্প্রেস্ট সিস্টেম
ইম্প্রেস্ট পেটি ক্যাশ সিস্টেমের অধীনে, পেটি ক্যাশিয়ার পরিমাণ নির্দিষ্ট সময়ের জন্য নির্দিষ্ট করা হয় যার অধীনে সাধারণত এক মাস বা এক সপ্তাহের মধ্যে থাকে। এই সময়ের মধ্যে, ক্যাশিয়ারকে প্রদত্ত বাজেটের অধীনে ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে হবে। পিরিয়ড শেষে, ক্যাশিয়ার প্রতিবেদন জমা দেয় এবং তার ব্যয় করা পরিমাণ পুনরায় প্রদান করা হয় যাতে পরিমাণটি আগের মাসের শুরুতে প্রথম ব্যালেন্সের সমান হয়। ব্যয়টি পরিমাণ ছাড়িয়ে গেলে একটি নির্দিষ্ট অনুরোধ উল্লেখ করে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য তহবিল পুনরায় পূরণ করার জন্য প্রধান ক্যাশিয়ারের কাছে প্রয়োজনীয় উত্থাপন করা উচিত। ইম্প্রেস্ট পেটি ক্যাশ সিস্টেম সংস্থাগুলি তাদের ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্ট চালানোর জন্য ব্যাপকভাবে গ্রহণ করেছে।
সুবিধাদি
- এই পেটি ক্যাশ সিস্টেম পদ্ধতির অধীনে নগদ অর্থের আসল প্রয়োজনীয়তা কার্যকরভাবে উপলব্ধি করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, যদি এক মাসে $ 1000 কেবল এই জাতীয় ব্যয়েই ব্যয় হয় তবে দায়বদ্ধ দলের কাছে প্রারম্ভিক পরিমাণ অবিলম্বে সময়কাল এবং ব্যয় সংঘটন প্রকৃতির বিশ্লেষণের পরে বাড়ানো বা হ্রাস করা যেতে পারে
- ইমপ্রেস পেটি ক্যাশ সিস্টেম হেড ক্যাশিয়ার পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা করায় বুককিপিংয়ের সময় ঘটে যাওয়া কোনও ত্রুটির সম্ভাবনাও হ্রাস করে
- এটি চেষ্টা ও পরীক্ষিত হয়েছে এবং এটি একটি কার্যকর পদ্ধতি যা কম সময় সাশ্রয়ী ও দক্ষও
- এই পদ্ধতিটি ফার্মে ব্যয় সাশ্রয়ও আনতে পারে কারণ ক্ষুদ্র নগদ ব্যয়কৃত পরিমাণটি মনোযোগ সহকারে বিশ্লেষণ করা হয় এবং কত নগদ প্রয়োজন তা উপলব্ধি করার জন্য এবং পর্যায়ক্রমে পরীক্ষা করা হয় যে সংক্ষিপ্ত আইটেমগুলির ব্যয় সংস্থাগুলি কোথায় কাটা যাবে?
- ইম্প্রেস্ট পেটি ক্যাশ সিস্টেম তাদের কর্মী সদস্যদের তাদের প্রবীণদের কাছে তাদের যোগ্যতা প্রমাণ করার জন্য কীভাবে কার্যকরভাবে নগদ পরিচালনা করতে পারে সে বিষয়ে কর্মীদের সদস্যদেরও অনুমতি দেয় যে তারা ফার্মের ভবিষ্যতের নগদ পরিচালক হিসাবেও দেখা যেতে পারে
অসুবিধা
- এই ব্যবস্থার ব্যবহার কখনও কখনও সময় সাপেক্ষ হয়ে ওঠে এবং এর পিছনে কাজ করার জন্য প্রায়শই কিছু সংস্থান প্রয়োজন যা কিছু অন্যান্য দক্ষ ও কার্যকর কাজে নিযুক্ত করা যেতে পারে
- সিস্টেমে পর্যায়ক্রমে পুনরায় পর্যালোচনা করা দরকার এবং রেকর্ডকৃত প্রতিটি পরিমাণ প্রতিটি ব্যয়ের বিপরীতে ম্যাপ করা দরকার যা প্রবেশের পরিমাণ ব্যবসায়টিতে যথেষ্ট পরিমাণে থাকলে লম্বা প্রক্রিয়া হয়ে উঠতে পারে
উপসংহার
পেটি নগদ বই ব্যয় রেকর্ড করার একটি ম্যানুয়াল সিস্টেম এবং এটি প্রায়শই ত্রুটির ঝুঁকিতে পড়ে এবং কখনও কখনও বইগুলি রাখা এবং প্রতিটি লেনদেন, বিশেষত একটি বড় সংস্থায় রেকর্ড করা জটিল কাজ হয়ে যায়। যাইহোক, এই দিনগুলি কাটিয়ে উঠতে, অনেকগুলি সংস্থা পুস্তক সংরক্ষণের পুরানো ব্যবস্থাটি বাতিল করে দিচ্ছে। তারা কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ড বা ট্যালি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে এমন এক আধুনিক ব্যবস্থায় বুককিপিংয়ের দিকে চলেছে, যা নামমাত্র এবং যথেষ্ট পরিমাণে ব্যবসায়িক লেনদেন রেকর্ড করার একটি কার্যকর ব্যবস্থা।
সময়ের সাথে সাথে রেকর্ডিংয়ের ক্ষুদ্র নগদ বইটি এর গুরুত্ব হারিয়ে ফেলেছে, তবে এটি এখনও আধুনিক প্রযুক্তি সংঘটিত হয়নি এমন সংস্থাগুলিতে রেকর্ড করার জন্য একটি সহজ সরঞ্জাম হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
